KI im Projektmanagement: Wie müssen sich Organisationen bis 2036 verändern?

Auf dem Weg nach 2036 | Teil 1

Wie viele unter uns beschäftige auch ich mich seit einiger Zeit intensiv mit der Frage, wie KI das Projektmanagement verändern wird.

Dabei schauen wir häufig zuerst auf die Technologie.

• Was kann KI bereits heute übernehmen?
• Welche Tools setzen wir ein?
• Welche Prozesse können wir automatisieren?

Die spannendere Frage beginnt für mich inzwischen einen Schritt weiter:

Was bedeutet das eigentlich für die Organisation, in der diese Projekte stattfinden?

Denn KI im Projektmanagement verändert nicht nur einzelne Aufgaben. Wenn künstliche Intelligenz künftig Projekte plant, Risiken analysiert, Ressourcen steuert und Entscheidungen vorbereitet, verändern sich auch Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Entscheidungswege in Unternehmen.

Was verändert KI im Projektmanagement?

Dass künstliche Intelligenz zunehmend Aufgaben im Projektmanagement übernehmen wird, ist längst mehr als eine Vermutung.

Die 2025 im Journal of Innovation & Knowledge veröffentlichte wissenschaftliche Studie „Impact of artificial intelligence on project management – PM2030“ untersucht, wie KI das Projektmanagement bis 2030 verändern könnte.

Die Forschenden erwarten unter anderem eine zunehmende Rolle von KI bei Task Management, Entscheidungsfindung, Szenario-Modellierung und der Automatisierung heutiger Projektmanagement-Funktionen.

Zur Studie „PM2030“

Denken wir diese Entwicklung einmal weiter – bis 2036.

Heute läuft ein Projekt vielleicht über Projektleitung, Projektteam, Auftraggebende, Fachbereiche und definierte Entscheidungs- und Eskalationswege. Doch was passiert, wenn KI zunehmend dazwischenkommt? Wenn sie nicht mehr nur Protokolle schreibt, sondern Aufgaben verteilt? Wenn sie nicht nur Risiken erkennt, sondern Maßnahmen empfiehlt? Wenn sie Ressourcen selbstständig umplant?Wenn sie Entscheidungen vorbereitet – oder irgendwann bestimmte Entscheidungen selbst trifft?

Dann verändert KI nicht einfach ein paar Arbeitsschritte. Sie greift in die Organisation des Projekts ein.

Warum KI auch die Projektorganisation verändert

Sobald KI nicht mehr ausschließlich assistiert, sondern analysiert, priorisiert, empfiehlt oder sogar handelt, entstehen neue organisatorische Fragen:

• Wer darf der KI einen Auftrag erteilen?
• Welche Entscheidungen darf sie selbst treffen?
• Wann muss ein Mensch übernehmen?
• Wer trägt die Verantwortung für eine falsche Entscheidung?
• Was passiert mit bestehenden Rollen und Entscheidungswegen?
• Welche Informationen benötigt die KI – und wer darf darauf zugreifen?
• Und was passiert, wenn die technisch beste Entscheidung für die Organisation oder die beteiligten Menschen nicht die beste ist?

Und genau deshalb glaube ich, dass es zu kurz greift, KI in bestehende Projektorganisationen einfach „einzuführen“ und „vor allem“nur“ die IT Fragen zu klären. Vielleicht müssen wir vielmehr die Projektorganisation selbst neu denken.

Welche Rollen und Verantwortlichkeiten verändern sich?

Nehmen wir ein einfaches Beispiel.

Eine KI erkennt, dass ein Projekt seinen geplanten Fertigstellungstermin voraussichtlich nicht halten wird. Sie analysiert sämtliche verfügbaren Daten und findet eine Lösung: Zwei Schlüsselpersonen werden für sechs Wochen aus einem anderen Projekt abgezogen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit erheblich, den Termin doch noch zu halten.

Aus Sicht des einzelnen Projekts ist das vielleicht die optimale Entscheidung. Aus Sicht des Unternehmens möglicherweise nicht. Das andere Projekt verzögert sich. Die Belastung der beiden Personen steigt. Ein strategisch wichtiges Vorhaben verliert Ressourcen.

Wer entscheidet jetzt?

Genau an solchen Situationen zeigt sich, warum KI im Projektmanagement nicht nur eine technologische Frage ist. Organisationen müssen definieren, welche Entscheidungen automatisiert werden können und wo menschliche Verantwortung beginnt. Damit verändern sich zwangsläufig auch Rollen.

Vielleicht besteht Projektleitung künftig weniger darin, Informationen zusammenzutragen, Termine zu verfolgen und Statusberichte zu erstellen.

Dafür könnte es wichtiger werden, Zusammenhänge zu beurteilen, Interessen gegeneinander abzuwägen, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung für deren Konsequenzen zu übernehmen.

Und was bedeutet diese Veränderung für die Menschen?

Wenn sich Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten schrittweise verändern, müssen die Menschen verstehen, warum sie sich verändern, wie Entscheidungen künftig zustande kommen und welche Verantwortung bei ihnen bleibt.

Dass technologische Veränderungen tiefer wirken können als eine reine Veränderung von Aufgaben, zeigen inzwischen auch wissenschaftliche Untersuchungen.

Eine 2026 veröffentlichte Untersuchung mit ca. 500 Beschäftigten zeigt beispielsweise einen Zusammenhang zwischen einem durch KI wahrgenommenen Verlust von Kompetenz und Autonomie und einer Bedrohung der beruflichen Identität.

Zur Studie über AI und Professional Identity Threat

Eine weitere Untersuchung zur Einführung von KI im Umfeld der Radiologie zeigt, dass Menschen nicht einfach auf ein neues Werkzeug reagieren. Sie verändern Aufgaben, Rollen und teilweise ihr berufliches Selbstverständnis. Die Forschenden sprechen von „Identity Crafting“.

Zur Studie „Me, my work and AI“

Das bedeutet aus meiner Sicht nicht, dass Unternehmen nun die berufliche Identität ihrer Beschäftigten „managen“ sollen. Es bedeutet etwas anderes: Technologische Veränderung löst organisatorische und menschliche Veränderung gleichzeitig aus.

Warum eine KI-Schulung nicht ausreichen wird

Das klassische Vorgehen bei der Einführung neuer Technologie sieht häufig ungefähr so aus:

Technologie auswählen → einführen → Mitarbeitende schulen → anwenden.

Ich würde den Weg eher so denken:

Zielbild entwickeln → Organisation überprüfen → Prozesse hinterfragen → Rollen und Verantwortlichkeiten klären → sinnvolle KI-Anwendungen integrieren → Menschen von Anfang an beteiligen.

Dabei halte ich einen Punkt für besonders wichtig:

Nicht alles, was sich mit KI automatisieren lässt, muss auch automatisiert werden.

Die entscheidende Frage ist nicht allein: Was kann die KI übernehmen?

Sondern: Was soll sie in dieser Organisation übernehmen – und warum?

Projektmanagement 2036 beginnt heute

Dieser Wandel wird kein einmaliges KI-Projekt sein. Er wird ein Veränderungsprozess über Jahre.

2026 wird KI vielleicht überwiegend assistieren. In einigen Jahren wird sie zunehmend analysieren und empfehlen. Später könnte sie innerhalb definierter Grenzen selbstständig handeln und Entscheidungen treffen.

Mit jeder dieser Entwicklungsstufen müssen auch Prozesse, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit neu betrachtet werden.

Deshalb beginnt 2036 nicht im Jahr 2036.

Organisationen, die dann gut mit KI arbeiten wollen, müssen heute anfangen, sich mit der Frage zu beschäftigen, wie Technologie, Strukturen, Prozesse und Menschen gemeinsam weiterentwickelt werden können.

Genau darum soll es in meiner Serie „Auf dem Weg nach 2036“ gehen. Nicht primär um die nächste KI-Anwendung. Sondern um die Fragen dahinter:

• Wie verändern sich Projektorganisationen durch KI?
• Welche Strukturen und Prozesse brauchen wir künftig?
• Welche Entscheidungen wollen wir automatisieren – und welche bewusst nicht?
• Wie verändern sich Rollen und Verantwortung?

Und vor allem:

Wie gestalten wir diesen Weg gemeinsam mit den Menschen, die in diesen Organisationen arbeiten?

Quellen und weiterführende Studien

Hughes et al. (2025): Impact of artificial intelligence on project management (PM): Multi-expert perspectives on advancing knowledge and driving innovation toward PM2030. Journal of Innovation & Knowledge.
PM2030 – Studie

Studie zu AI-Driven Identity Threats (2026): Untersuchung des Zusammenhangs zwischen KI, wahrgenommenem Kompetenz- und Autonomieverlust und professioneller Identität.
Studie ansehen

Perez et al. (2024): Me, my work and AI: How AI changes work and workers‘ identity. Journal of Vocational Behavior.
Studie ansehen